U kunt etiketten printen voor de leners die in het systeem zijn ingevoerd. Deze etiketten kunnen worden geprint in AFO 431 (‘Lenersadministratie'), waar per lener een etiket geprint kan worden, en in AFO 432 (‘Printen lenersetiketten'), waar voor meerdere leners tegelijkertijd etiketten geprint kunnen worden.
U kunt meerdere types etiketten definiëren. Elk type wordt gekenmerkt door een uniek nummer.
Type 1 wordt altijd gebruikt binnen de lenersadministratie. In AFO 432 kunnen alle types (inclusief type 1) worden gebruikt.
De etikettypes kunnen zich van elkaar onderscheiden door het formaat, maar ook door de inhoud. Type 1 print bijvoorbeeld alleen de naam van de lener en zijn adres, type 2 print daarnaast ook zijn geboortedatum.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
·
Type etiket: Voer een getal in dat het type van het etiket aangeeft.
Als u een getal hebt ingevoerd, verschijnt een volgend invoerscherm.
Linkermarge: Voer in hoe breed (aantal tekens) de linkermarge moet zijn.
Maximale breedte: Voer in hoe breed (aantal tekens) het systeem op het etiket mag printen, gerekend vanaf de linkermarge. Het systeem zal bij het printen van het etiket gegevens niet splitsen, maar afbreken op de door u opgegeven ‘maximale breedte'.
Te printen gegevens: Voer hier in welke gegevens op het etiket geprint moeten worden. Kies één of meer nummers uit de onderstaande tabel. Scheid de gegevens door een “,”.
Nr. |
Betekenis |
1 |
Voornaam achternaam |
2 |
Straat en nummer |
3 |
Postcode en gemeente |
4 |
Datum van inschrijving |
5 |
Lenerscategorie |
6 |
Geslacht |
7 |
Maand van inschrijving |
8 |
Geboortedatum |
9 |
Lenersummer (barcode) |
10 |
Contactpersoon (bij instellingen) |
11 |
Statistische code |
12 |
Maand waarin de geldigheid van de lenerspas verloopt |
Let op
Als er blanco regels geprint moeten worden geeft u dit aan door “nB”, waarbij “n” het aantal blanco regels aangeeft. Wij adviseren eerst een blanco regel op te nemen.
Voorbeeld
“1B,1,2,3,2B,4,3B”
Betekenis:
Eén blanco regel/voornaam achternaam/straat nummer/postcode gemeente/twee blanco regels /datum van inschrijving/3 blanco regels
Het aantal regels dat het systeem print (inclusief de opgegeven blanco regels) moet gelijk zijn aan het aantal regels dat op een etiket past. Als u op een etiket van tien regels alleen de eerste zes gebruikt voor gegevens en blanco regels moet u tot slot nog vier (extra) blanco regels definiëren om het totaal van tien regels te bereiken.
Wanneer u waarden 2 en 3 gebruikt (Straat & nummer en Postcode & gemeente) is dit hard gecodeerd op Europees formaat, d.w.z. eerst postcode dan plaatsnaam. In de UK en Noord Amerika is dit andersom.
Wanneer u in plaats van de waarden 2 en 3 een hoofdletter A invult, zal het systeem de definities gebruiken uit de SSP Adres Instellingen in AFO 482 voor Adresgegevens.
U kunt via AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs') lenerscategorieën automatisch wijzigen op basis van de leeftijd van de lener. Dit moet eens per maand worden uitgevoerd.
Met behulp van deze menu optie definieert u een tabel op basis waarvan het systeem deze wijzigingen van lenerscategorie kan bepalen.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm. Als er al automatische wijzigingen zijn gedefinieerd verschijnt direct een overzichtsscherm.
Leeft./Oude cat.: Voer een leeftijd in gevolgd door een bestaande lenerscategorie; scheid beide gegevens door een “/”.
Voorbeeld: 65/VW
Nieuwe categorie: Voer de lenerscategorie in waartoe een lener moet gaan behoren als hij de leeftijd uit het vorige veld heeft bereikt.
Als u de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe lenerscategorie wijziging te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven beschreven.
: Selecteer een wijziging en kies deze optie om de gegevens van de categorie wijziging te veranderen.
Selecteer een wijziging en kies deze optie om de categorie wijziging te verwijderen.
Let op
Het is van het groot belang dat u de gegevens in de tabel grondig controleert. Als de update van de lenerscategorieën uitgevoerd wordt met verkeerde data (de tabel in AFO 482) kan het corrigeren van de ontstane fouten zeer veel tijd vragen.
De velden geselecteerd op het In te voeren gegevens scherm worden getoond wanneer een nieuwe lener wordt ingevoerd of gekopieerd in AFO 431
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Het meest linkse label is de Groep. In de middelste kolom staand de beschikbare velden van die groep. In de rechterkolom staan de velden die worden getoond bij de invoer van gegevens. De groepsnaam en veldnaam worden gedefinieerd in Algemene Lener Instellingen – AFO 482.
Klik op een veld in de middelste kolom en klik vervolgens op de pijl naar rechts om een onderdeel naar de rechterkolom te verplaatsen.
Klik op een veld in de rechterkolom en klik vervolgens op de pijl naar links om een veld uit de lijst van geselecteerde velden te verwijderen.
U kunt meer dan één veld tegelijk selecteren en verplaatsen.
U kunt de volgorde van de velden aanpassen door een veld te selecteren en op de pijl omhoog of de pijl omlaag te klikken.
De velden geselecteerd op het Te verbeteren gegevens scherm worden getoond wanneer een lenersrecord wordt gewijzigd.
Zie voor een toelichting 482.5 In te voeren gegevens.
Gebruik deze menu optie om nieuwe lenerscategorieën te definiëren, bestaande categorieën te wijzigen, categorieën buiten gebruik te plaatsen.
Deze parameters worden ingesteld op het niveau meta institution Uitlening.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Kies deze optie om een nieuwe code in te voeren. Zie sectie 482.7.1.
: Selecteer een code en dan deze optie om de eigenschappen te wijzigen. Zie sectie 482.7.1.
Nadat u de optie
Categorie: Een unieke code. Criteria: maximum 10 karakters, alleen hoofdletters, mag ook cijfers bevatten maar eerste karakter moet een letter zijn.
Verwoording: Een omschrijving van de code.
In gebruik lenersadministratie: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de code te zien zijn en gebruikt kunnen worden bij het invoeren/wijzigen van leners in AFO 431.
In gebruik systeemfuncties: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal de code te zien zijn en gebruikt kunnen worden bij het beheer van parameters in AFO's 481 en 482.
Copieer de parameters van een andere categorie: Selecteer een lenerscategorie uit de dropdown lijst om de parameters van te kopiëren. De volgende parameters worden niet gekopieerd:
· AFO 481 – Maximum aantallen – Subtotalen
· AFO 483 – lay-out drukwerk
Nadat u de optie
Merk op dat u geen parameters kunt kopiëren voor een bestaande code. Zie hierboven voor een uitleg van de overige velden.
Met deze menu optie kunt u het systeem, bij de invoer van nieuwe leners in AFO 431 (‘Lenersadministratie'), automatisch de lenerscategorie laten bepalen. Deze automatische categorie bepaling gebeurt op basis van leeftijd.
Let op
Het systeem kent nog een algemene default die wordt gedefinieerd via AFO 481 – Diversen – Uitleenprocedure - Leners.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.
Leeftijd van/t.e.m.: Geef hier twee leeftijden op, gescheiden door een “/”. Deze leeftijden geven respectievelijk de ondergrens en bovengrens aan van de leeftijden van leners die in de op te geven lenerscategorie moeten worden opgenomen.
Lenerscategorie: Voer de lenerscategorie code in die moet worden toegekend aan leners binnen het opgegeven bereik.
: Kies deze optie om een nieuw leeftijdsbereik te definiëren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een bereik en kies deze optie om de lenerscategorie te wijzigen.
: Selecteer een bereik en kies deze optie om dit gegeven te verwijderen.
Met deze menu optie kan het systeem het formaat van de postcodes bij verschillende landen herkennen.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Landcode: Geef hier de landcode op waarvoor het formaat moet gelden. Voer een “*” in voor het land waar het systeem is geïnstalleerd.
Formaat postcode: Geef hier het formaat voor de postcode op uit het opgegeven land. Voer een string in bestaande uit één of meerdere aanduidingen uit onderstaande tabel. Voer de aanduidingen in, in de volgorde zoals deze in de postcode moeten voor komen.
Aanduiding |
Betekenis |
nA |
de postcode bevat letters, waarbij n het aantal letters aangeeft |
nN |
de postcode bevat cijfers, waarbij n het aantal cijfers aangeeft |
n “karakter(s)” |
de postcode bevat specifieke karakters, waarbij n aangeeft hoeveel keer het karakter voorkomt en waarbij de karakters voorafgegaan en gevolgd worden door “” (dubbele aanhalingstekens) |
Als u reeds formaten hebt gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe formaat in te voeren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een formaat en kies deze optie om het formaat van de postcode te wijzigen.
: Selecteer een formaat en kies deze optie om dit te verwijderen.
U kunt leners een acceptgiro sturen voor het innen van contributie. Dit principe wordt uitgebreid toegelicht in de bespreking van AFO 451. Vereenvoudigd voorgesteld werkt het principe als volgt: er worden acceptgiro's verstuurd naar alle leners van wie de vervaldatum van de pas valt in de maand waarvoor acceptgiro's worden gestuurd.
U kunt dit automatische principe beïnvloeden. Daartoe is het lenersrecord bij de contributiegegevens van het ‘AC'-subveld (‘acceptgiro') voorzien. Als in dit veld een code wordt ingevoerd, wordt er naar de lener in kwestie geen acceptgiro (of automatische-incasso-opdracht) gestuurd. Met deze menu optie kunt u de geldige codes definiëren.
De opname van een code in het AC-veld speelt verder nog een rol bij het automatisch verlengen van de geldigheid van een pas. Zie hiervoor ook de beschrijving van AFO 451.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Code: Voer een acceptgiro code in.
Let op
Deze code mag maximal vier tekens lang zijn.
Betekenis (+ automatisch verlengen/contributie open): Geef hier de drie parameters uit onderstaande tabel op. Scheid de verwoording en beide andere parameters door “#” (hekje). De andere twee waarden worden niet gescheiden maar achter elkaar ingevoerd.
Nr |
Betekenis |
Opmerking |
1 |
Verwoording van de code |
|
2 |
Geldigheid pas verlengen |
“0” (nul) indien de geldigheid van de lenerspas niet
automatisch verleng moet worden; “1” (één) indien dit wel moet gebeuren |
3 |
Contributiebedrag creëren |
“0” (nul) indien geen openstaand contributiebedrag moet worden gecreëerd door het betreffende batchproces; “1” (één indien dit wel moet gebeuren |
Let op
Als u na de verwoording geen indicaties opneemt, wordt automatisch de waarde “00” genomen. Dat wil zeggen: de pas wordt niet automatisch verlengd en er wordt geen openstaand contributiebedrag gecreëerd.
: Kies deze optie om een nieuwe acceptgirocode te definiëren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
Selecteer een acceptgirocode en kies deze optie om de betekenis van de code te wijzigen.
: Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen.
Met deze menu optie kunt u bepalen op welke locaties een lener, ingeschreven op locatie X, objecten mag lenen.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Ingeschreven in: Voer de locatie in waar de lener is ingeschreven.
Mag lenen in: Geef hier één of meerdere locaties op, gescheiden door een “,”, waar de lener mag lenen. Gebruik onderstaande notaties:
[Instellingscode]”/”[locatiecode] |
de lener mag lenen in deze locatie |
[Instellingscode]”/*”
|
de lener mag lenen in alle locaties van de instelling |
* |
de lener mag in alle locaties van alle instellingen lenen |
Als u de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe autorisatie in te voeren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een autorisatie en kies deze optie om de locaties waar de lener mag lenen te wijzigen.
: Selecteer een autorisatie en kies deze optie om deze autorisatie te verwijderen.
Met deze menu optie kunt u een boodschap invoeren die binnen vrijwel alle uitleen AFO's bij de leners van de betreffende lenerscategorie getoond wordt.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Lenerscategorie: Voer een lenerscategorie in.
Boodschap: Voer de boodschap in die op het scherm moet verschijnen bij het identificeren van leners uit de opgegeven lenerscategorie.
Als u de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe boodschap in te voeren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een boodschap en kies deze optie om de boodschap te wijzigen.
: Selecteer een boodschap en kies deze optie om de boodschap te verwijderen.
Met deze menu optie kunt u bepalen op welke locaties exemplaren van andere locaties behandeld mogen worden.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een submenu:
De werkwijze binnen elk submenu is gelijk. Maar de autorisaties kunnen dus per functie verschillen.
Nadat u een optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Locatie: Voer de locatie in waar de autorisatie voor geldt.
Mag objecten behandelen van: Geef hier één of meerdere locaties op, gescheiden door een “,”, waarvan deze locatie exemplaren mag behandelen.
Als u de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe autorisatie in te voeren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een autorisatie en kies deze optie om de locaties waar de lener mag lenen te wijzigen.
: Selecteer een autorisatie en kies deze optie om deze autorisatie te verwijderen.
U kunt aan elk lenersrecord een ‘abonnementstype' toekennen. Dit type kan worden gebruikt om twee gegevens te specificeren: de looptijd en de uitleenvoorwaarden m.b.t. de maximum aantallen.
Om dit laatste gegeven te specificeren kan in AFO 482 een tabel worden gedefinieerd. In deze tabel kunnen combinaties van lenerscategorieën en abonnementstypes worden opgenomen. Voor de in deze tabel opgenomen combinaties gelden dan bijzondere uitleenvoorwaarden m.b.t. maximum aantallen; de eigenlijke maximum aantallen worden gedefinieerd via AFO 481 (‘Beheer uitleenparameters: algemeen').
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Cat./code: Geef hier een lenerscat. en een type abonnement op, gescheiden door een “/.
Let op
Per lenerscategorie kan er maar één afwijking worden genoteerd.
Verwoording: Voer een omschrijving van het alternatieve maximum in.
Als u de gegevens hebt ingevoerd, verschijnt een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuw alternatief maximum in te voeren. Als u deze optie hebt gekozen verschijnt een invoerscherm. Dit scherm werd hierboven toegelicht.
: Selecteer een maximum en kies deze optie om de verwoording te wijzigen.
: Selecteer een maximum en kies deze optie om het maximum te verwijderen.
U kunt lenerspassen automatisch blokkeren. Hiertoe kan via AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs') periodiek een batchproces worden gestart dat alle lenersrecords controleert en deze automatisch blokkeert of deblokkeert.
Zie hiervoor ook
AFO 431 (‘Lenersadministratie') voor een toelichting bij het automatisch blokkeren en een vergelijking met de andere blokkademogelijkheden en AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs') voor meer informatie over het batchproces. In AFO 482 kunt u de diverse criteria definiëren die moeten worden gehanteerd bij het automatisch blokkeren. U kunt dit apart instellen voor de client, voor de WebOPAC, voor telefonische berichten en voor de uitleenautomaat.
Als de optie "In gebruik" NIET is aangevinkt voor de WebOPAC, telefonische berichten of uitleenautomaat dan worden de Algemene instellingen ook hiervoor toegepast.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een submenu:
Dit scherm toont de diverse criteria die kunnen worden gebruikt om leners automatisch te blokkeren.
Kies uit dit overzicht het gewenste criterium. De werkwijze is voor alle criteria identiek.
Als een criterium is gekozen verschijnt een invoerscherm.
Voor lenerscategorie: Voer voor elke getoonde lenerscategorie drie parameters in, gescheiden door een “/”.
·
Voer de blokkeringswaarde in. De waarde van de blokkade is bijvoorbeeld een boetebedrag. Dit kan zo klein zijn als 0.01. Voer deze waarde in als ‘.01'. Bedragen zoals 10.00 worden ingevoerd als ‘10'.
·
Voer het type blokkade in.
-
0 = iedereen kan de blokkade opheffen. Het systeem toont de reden van de blokkade en de mogelijkheid deze al dan niet op te heffen.
-
1 = blokkade kan opgeheven worden met wachtwoord. De reden voor de blokkade kan bekeken worden in AFO 431.
-
3 = blokkade kan niet opgeheven worden.
·
Voer 0 in (voor toekomstig gebruik)
Bovenstaande parameters moeten worden ingevoerd op het tabblad Algemeen. Voorbeeld voor Rappel nr aantal dagen verstuurd: 2,7/2/0 om een blokkering met opheffen middels wachtwoord in te stellen 7 dagen nadat het tweede rappel verstuurd is. Wanneer u een of meer van de selfservice produkten gebruikt, kunt u daarvoor andere waarden instellen. De tweede en derde parameter zijn hier echter niet relevant. Voorbeeld voor Rappel nr aantal dagen verstuurd: 2,14 om een blokkering in te stellen 14 dagen nadat het tweede rappel verstuurd is.
De opties zijn als volgt:
Criterium |
Blokkeerwaarde |
Voorbeeld |
Achterstallige boete (Exemplaren zijn ingeleverd of verlengd, maar verschuldigde boetes zijn nog niet betaald). |
Bedrag |
12.50 |
Lopende boete (Exemplaren zijn uitgeleend en te laat, als ze vandaag zouden worden ingeleverd is er boete verschuldigd). |
Bedrag |
7.50 |
Achterstallige + lopende boete |
Bedrag |
20 |
Acceptgiro gestuurd |
0/1/2 , aantal dagen |
1,7 |
Vervaldatum pas verstreken |
aantal dagen na de exacte datum aantal dagen na de laatste dag van de vorige maand |
7 +7 |
Vervaldatum uitlening verstreken |
aantal dagen |
30 |
Openstaand bedrag sinds (Elk openstaand bedrag dat betaald had moeten worden). |
aantal dagen |
30 |
NNT's (‘niet normaal teruggebrachte' objecten) |
Aantal |
20 |
Totaal openstaand bedrag (Alle verschuldigde bedragen inclusief contributie). |
Bedrag |
30 |
Openstaande boete sinds (Exemplaren zijn ingeleverd of verlengd, maar verschuldigde boetes zijn nog niet betaald). |
aantal dagen |
60 |
Rappel nr aantal dagen verstuurd |
rappel 1, 2, 3 of 4, een komma, dan het aantal dagen sinds het bericht gegenereerd is |
3,7 |
Status rekening |
Deze functionaliteit is niet in gebruik |
|
Te laat ingeleverde exemplaren |
aantal dagen |
7 |
Openstaand leengeld |
bedrag |
2.00 |
Totaal openstaande schulden behalve contributie |
bedrag |
10.00 |
Toelichting bij enkele bijzondere gevallen:
·
Acceptgiro verstuurd
-
Voer in hoeveel dagen na het versturen van de hoeveelste acceptgiro de lener geblokkeerd moet worden. De acceptgiro wordt aangegeven door “0” (eigenlijke acceptgiro), “1” (herinnering 1) of “2” (herinnering 2).
·
Vervaldatum pas verstreken
-
Bij het berekenen van deze blokkade is gerelateerd aan de laatste dag van de maand waarin de pas van de lener vervalt OF de exacte datum binnen de maand waarin de pas van de lener vervalt.
Voorbeeld
Als de pas van een lener vervalt op 9 maart en u vult "7" in, zal de blokkade ingaan op 16 maart, aangezien dit 7 dagen na de exacte vervaldatum in de maand maart is. Wanneer u "+7" invult zal de blokkade ingaan op 7 april aangezien dit 7 dagen na de laatste dag van de vervalmaand is.
·
Totaal openstaand bedrag en Totaal openstaande schulden
-
Deze blokkeren alleen voor gegenereerde bedragen die zichtbaar zijn in AFO 414 (d.w.z. lopende boetes vallen hier niet onder).
·
* Rappel nr aantal dagen verstuurd
-
Voer in hoeveel dagen na het versturen van het hoeveelste rappel de lener geblokkeerd moet worden. Het rappel wordt aangegeven door een “1”, een “2”, een “3” of een “4” (eerste tot vierde rappel).
·
Te laat ingeleverde objecten (blokkade tot)
Blokkades op basis van dit criterium nemen een uitzonderingspositie in. In tegenstelling tot de andere blokkades worden deze ook online gecreëerd en niet op basis van het batchproces in AFO 451 en wordt opnieuw geëvalueerd als onderdeel van de standaard blokkade controle wanneer het lenersrecord wordt opgeroepen in uitlenen, verlengen of reserveren. En, in tegenstelling tot andere blokkades, is dit type ACTIEF wanneer er een numerieke waarde in de tabel staat en INACTIEF wanneer de waarde in de tabel 0 of ongedefinieerd is. De functie van deze blokkade ziet er als volgt uit:
-
De parameters voor Te laat ingeleverde exemplaren kunnen niet worden omgekeerd door het veranderen van de waarden en het draaien van de job Controle status (blokkade) leners in AFO 451. Deze blokkade wordt online ingesteld bij het inleveren van exemplaren en is niet omkeerbaar. Sluitingsdagen tussen de oorspronkelijke vervaldatum en de feitelijke inleverdatum worden genegeerd. Eventuele herhaalde overtredingen werken niet cumulatief; met andere woorden elke inname van objecten waarbij de vervaldatum overschreden is, wordt dus opnieuw de blokkeerperiode berekend, waarbij altijd de langste blokkeerdatum degene is die bewaard blijft.
Voorbeeld
Als de waarde hier 120 is en de lener levert een exemplaar in dat 125 dagen te laat is, geldt de blokkade voor de komende 125 dagen. Als de lener een exemplaar inlevert dat 200 dagen te laat is, geldt de blokkade voor de komende 200 dagen.
Hieronder volgt een uitleg van het instellen van blokkade type 13 ("Te laat ingeleverde exemplaren") en hoe het systeem zich dan vervolgens gedraagt.
AFO482 - Blokkeren leners - Te laat ingeleverde exemplaren |
De in te vullen waarde is elke numerieke waarde / 1/ 0
(d.w.z. 1/1/0 en 999/1/0) of nul. Wanneer er een waarde is ingevuld in de matrix, dan is de blokkade AAN. Wanneer de waarde nul is, dan is de blokkade niet van toepassing op de lenerscategorie/locatie. Een ingevulde numerieke waarde betekent dat het blok AAN is, de waarde zelf geeft GEEN limiet aan. De duur van de blokkade wordt bepaald door het verschil (zonder gesloten dagen) tussen de inleverdatum en de oorspronkelijke vervaldatum. De instellingen op het algemene niveau zijn alleen van toepassing op de andere niveaus (WebOpac, Uitleenautomaten, Berichten per telefoon) als deze gedefinieerd zijn als NIET in gebruik. Wanneer de andere niveaus wel in gebruik zijn, wordt een nulwaarde genegeerd voor het activeren van de blokkade; elke andere waarde betekent activering. |
AFO481 – WebOpac - Actieve blokkeringstypes voor leners |
Wanneer deze gedefinieerd is als In gebruik, dan worden ALLEEN de opgegeven blokkeringstypes gebruikt voor blokkeringen. Wanneer Blok type 13 In gebruik is en Actief, dan zal het systeem eerst kijken naar de blokkeringsparameters in AFO 482 – Blokkeren leners – tabblad WebOpac. Wanneer deze In gebruik zijn, worden ze toegepast als gedefinieerd. Wanneer ze NIET In gebruik zijn, dan worden de algemene instellingen toegepast. |
AFO481 – Diversen - Uitleenprocedure- Leners - Actieve blokkeringstypes voor leners |
Zoals met alle blokkeringen, is dit ALLEEN van toepassing indien het type in de rechter (actieve) kolom staat. |
Activeren blokkering |
Een blokkering wordt actief gedurende innemen (AFO 412) of wanneer het exemplaar aan een ander wordt uitgeleend in AFO 411. De duur van de blokkering is de langste periode uit de innamesessie, wanneer meerdere exemplaren worden ingeleverd. Bijv. een exemplaar is 3 dagen te laat, een ander exemplaar 10 dagen; dan is de blokkeringsperiode 10 dagen vanaf vandaag. De duur van de blokkering houdt geen rekening met gesloten dagen (vaste of variabele). Wanneer al een Blok type 13 al actief is bij een lener (bijv. nog 3 dagen langer) en er worden exemplaren ingeleverd die nog meer te laat zijn, dan wordt de blokkeringsperiode NIET opnieuw berekend. Een blokkering wordt gezet op de niveaus gedefinieerd als actief / met waarden in AFO 482 - Blokkeren leners - Te laat ingeleverde exemplaren. Ook hier geldt, als er op de overige tabbladen is aangegeven dat deze In gebruik zijn, dan worden de waarden van die tabbladen gebruikt. Zijn deze niet In gebruik dan worden de algemene instellingen gebruikt voor alle niveaus. |
Blokkering verwijderen/aanpassen |
De blokkering wordt verwijderd/aangepast wanneer de blokkeringsstatus van de lener wordt gecontroleerd. Het systeem zal alle 4 niveaus controleren om te zien of de huidige blokkering (indien gedefinieerd) moet worden aangepast. Momenten waarop de blokkeringsstatus van de lener wordt gecontroleerd zijn: Uitleenfuncties zoals AFO's 411, 413, 416, 419, 421, etc. waar het niveau van de blokkade wordt gecontroleerd. WebOpac functies: plaatsen reservering, gebruikersactiviteiten – Verlengen. |
Overige opmerkingen:
AFO451 kijkt helemaal NIET naar deze niveaus voor Blok 13 – Te laat ingeleverde exemplaren:
·
Wanneer de vervaldatum van de blokkade =vandaag of in de toekomst: Lener is geblokkeerd.
·
Wanneer de vervaldatum van de blokkade =gisteren of in het verleden: Lener wordt gedeblokkeerd.
Bij het toepassen van de AFO 482 Blokkeringsparameters, wordt de tweede waarde gebruikt (doorbreekbaar of niet doorbreekbaar).
De WebOpac kijkt NIET naar blokkeringswaarde of mogelijke activering bij het tonen van persoonlijke informatie (d.w.z. om te bepalen of de Wijzig gegevens button actief mag zijn) of bij het inloggen voor de Gebruikersactiviteiten (d.w.z. of SDI actief mag zijn). Deze wordt alleen gecontroleerd / mogelijk gedeactiveerd wanneer de gebruiker probeert een nieuwe reservering te plaatsen of uitgeleende exemplaren te verlengen.
·
Wanneer er meer dan 15 lenerscategorieën zijn, is er een button
·
Met de button
Indien gewenst, kan het systeem (opnieuw) inschrijfgeld berekenen als een lener bij een update van lenerscategorieën (in AFO 451) van categorie verandert. Hiertoe kunt u met deze menu optie definiëren welke categorieën aanleiding geven tot het opnieuw innen van inschrijfgeld. Zie de toelichtingen bij “Inschrijfgeld” in AFO 431 voor meer informatie.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.
Lenerscat(egorie): Voer de lenerscategorie in. Het betreft hier de categorie waartoe de lener behoort ná de automatische update (met andere woorden de nieuwe categorie).
Commentaar: Voer hier commentaar in.
Als er reeds categorieën zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe lenerscategorie in te voeren.
: Selecteer een lenerscategorie en kies deze optie om het commentaar te wijzigen.
: Selecteer een categorie en kies deze optie om de categorie te verwijderen.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.
Code: Voer de code in.
Te verwoorden als: Voer een verwoording van de code in.
Als er reeds codes zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe code te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm. Dit scherm is hierboven beschreven.
: Selecteer een code en kies deze optie om de verwoording te wijzigen.
: Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen.
U kunt deze codes toekennen in AFO 431 in de velden Variabele boodschap of Onderhoudsnotitie. Na het opslaan van het veld, wordt de volledige verwoording getoond in het betreffende nootveld van het lenersrecord en elke andere plaats in de applicatie waar dergelijke nootvelden getoond worden.
Met deze menu optie kunt u per lenerscategorie een boetebedrag vastleggen voor het inleveren van objecten op een andere locatie dan waar het object werd uitgeleend.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.
Lenerscat(egorie): Voer hier de lenerscategorie in.
Bedrag: Voer het bedrag in dat betaald moet worden wanneer een object op een andere locatie wordt ingeleverd.
Als er reeds bedragen zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe lenerscode en bedrag te definiëren.
: Selecteer een lenerscode en kies deze optie om het bedrag te wijzigen.
: Selecteer een lenerscode en kies deze optie om de code en het bedrag te verwijderen.
Let op
Om deze optie te activeren moet de parameter 'Kosten bij inname op andere locatie' op 1 gezet worden in AFO 481 – Diversen – Uitleenprocedure – Innemen.
Met deze optie kunt u aangeven dat van een bepaalde lenerscategorie de lenerspas op de vervaldatum automatisch wordt verlengd als de lener binnen de laatste n dagen een object heeft geleend. Deze optie kan worden gebruikt om bijvoorbeeld niet betalende leden die verhuisd zijn of geen gebruik meer maken van de bibliotheek, op te sporen.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Lenerscat(egorie): Voer hier een lenerscategorie in.
Verlengen als laatste uitleendatum, ‘n' dagen: Voer hier het aantal dagen in , voorafgaand aan de vervaldatum, waarbinnen een lener een object moet hebben geleend om de lenerspas automatisch te verlengen.
Als er reeds codes zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm.
: Kies deze optie om een nieuwe lenerscode en aantal dagen in te voeren.
: Selecteer een lenerscode en kies deze optie om het aantal dagen te wijzigen.
: Selecteer een lenerscode en kies deze optie om de code te verwijderen.
Let op
Als u hiervan gebruik wilt maken, dient het te worden gedefinieerd voor ALLE lenerscategorieën die geen contributie hoeven te betalen. Ook wanneer er maar één categorie daadwerkelijk automatisch verlengd moet worden. U kunt dan 0 invullen bij de overige categorieën.
Dit moet per locatie ingesteld worden.
Nadat u deze optie heeft gekozen wordt onderstaand scherm getoond:
Postcode tabel actief: Met deze optie kunt u aangeven of de postcode tabel actief is of niet. Dit is alleen van toepassing op een Nederlandse postcode tabel die geïmporteerd kan worden. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.
Postcode kanverscheidene plaatsen bevatten: Deze optie is gerelateerd aan AFO 482 – Postcode-tabel. Wanneer deze optie is aangevinkt, kunt u meerdere plaatsnamen aan een enkele postcode koppelen (zie volgende sectie).
Uitschakelen huisnummmer: Wanneer er een nieuwe lener wordt toegevoegd in AFO 431 en de postcode tabel is actief, dan kan met deze optie bepaald worden of het veld huisnummer getoond moet worden voor nieuwe records.
In deze tabel bevinden zich de gedefinieerde postcodes. Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe code toe te voegen. Zie sectie 482.21.1 voor details.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de gegevens te bekijken/wijzigen. Zie sectie 482.21.1 voor details.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de code te verwijderen.
Nadat u de optie
Wanneer de parameter Postcode kan verscheidene plaatsen bevatten in AFO 482 – Postcode actief NIET is aangevinkt, zal het invulscherm er zo uitzien:
U kunt een enkele plaatsnaam koppelen aan de postcode.
Wanneer de parameter Postcode kan verscheidene plaatsen bevatten in AFO 482 – Postcode actief WEL is aangevinkt, zal het invulscherm er zo uitzien:
U kunt meerdere plaatsnamen koppelen aan een enkele postcode. Deze dienen gescheiden te worden door een puntkomma (;).
Bij het invoeren van een nieuwe lener in AFO 431 voert u een postcode in op het korte invoerscherm. Op het volgende invoerscherm is er een Lijst button naast het veld Woonplaats. Wanneer u hierop klikt verschijnt de lijst van bij de ingevoerde postcode behorende plaatsnamen:
Bij het wijzigen van de adresgegevens van een lener in AFO 431, is deze Lijst button ook beschikbaar naast het veld Woonplaats in het blok Huisadres.
Met deze optie kunt u aangeven hoe telefoonnummers in het lenersrecord moeten worden ingevoerd. Als hier niets is gedefinieerd kunnen telefoonnummers op elke willekeurige manier worden ingevoerd.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Geldige waarden zijn:
·
.N(.iN1” “).1(jN1” “)kN
·
.1(iN1” “).1(1”0”.jN1””)kN
·
.1(.iN1” “).1(1”0”jN1” “)kN
waar i,j,k = 1 tot 9
Lener authority lijsten zijn codes die gebruikt kunnen worden bij het invoeren of wijzigen van aspecten van de lenersgegevens. Overal waar een dropdown lijst verschijnt wordt gebruik gemaakt van een lener authority lijst.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Op dit scherm kunt u kiezen welke lijst moet worden aangepast. Zodra een lijst is gekozen verschijnt onderstaand venster. Er zijn drie kolommen op het scherm: “Verwoording”, “Code” en “In gebruik”. Verwoording verwijst naar gegevens die in de uitklaplijst worden getoond en afhankelijk van de taal die wordt gebruikt. Code is de code die wordt opgeslagen in het lenersrecord. Met “In gebruik” wordt aangegeven of de waarde moet worden getoond in de uitklaplijst.
Let op
De lijsten zelf kunnen niet door de bibliotheek worden aangemaakt. Deze worden standaard meegeleverd. Mocht u behoefte hebben aan een andere lijst, neem dan contact op met Infor.
Zodra u een lijst gekozen heeft verschijnt een overzichtsscherm met de reeds gedefinieerde codes voor die lijst:
: Kies deze optie om een nieuwe code te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm.
Voer een code in of klik op
Vervolgens wordt de standaard Record Editor aangeboden:
De waarde in de 100 tag voor de diverse talen is de waarde die wordt gebruikt in de uitklaplijst. De waarde in de 600 tag geeft aan de ingang getoond moet worden in de uitklaplijst of niet. Alleen de waarde 1 of 0 is geldig.
: Selecteer een code en kies deze optie om de verwoording te wijzigen.
: Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen.
Let op
Een van de standaard authority lijsten is ‘Taal'. Dit kan gebruikt worden voor rapportage doeleinden en voor het produceren van berichten. Momenteel worden de volgende talen ondersteund: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Roemeens, Papiamento. Wanneer de standaard 3-letter code voor een van deze 7 talen is ingevoerd in een lenersrecord zal het systeem het bericht genereren in de betreffende taal. Om dit te laten werken moet de internationale 3-letter afkorting voor de betreffende taal zijn (hoewel in het lenersrecord de verwoording wordt getoond). D.w.z. dat het niet werkt wanneer de authority lijst ingangen heeft als: CODE = 1, verwoording = Engels; CODE = Engels, verwoording = Engels; CODE = en, verwoording = Engels enz.
Met deze optie kunt u aangeven welke groepen, en binnen elke groep welke velden, beschikbaar zijn voor een lenersrecord in AFO 431. Om een groep te laten verschijnen bij op het de opties In te voeren gegevens en Te verbeteren gegevens (in AFO 481), moeten de groepen gezet worden op “in gebruik”.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm met reeds gedefinieerde codes:
: Selecteer een code en kies deze optie een lijst van bijbehorende velden te tonen.
: Selecteer een code en kies deze optie een lijst van bijbehorende velden te tonen.
·
Voer de gewenste Verwoording in
·
Vink het vakje In gebruik/actief aan
·
Vink het vakje Verplicht aan als dit veld voor elk exemplaar dient te worden ingevuld
·
Vink het vakje Kopieer aan als dit veld gekopieerd moet worden wanneer u een lenersrecord kopieert
·
Kies een Data type
uit de dropdown lijst. De default is Tekst. Pas op: Wanneer u de Combinatie optie wilt gebruiken dient u contact op te nemen met Infor.
·
U kunt een default invoeren die bij elk nieuw exemplaar zal worden ingevuld
·
Cache Formaat Patroon is elk geldig Cache Object Script patroon
·
Kies een Automatische formaat conversie (niet verplicht)
·
Kies een Standaard Validatie Test indien van toepassing (niet verplicht)
·
Indien relevant kunt u een Authority Lijst selecteren die achter dit veld gekoppeld moet worden
Let op
Zelfs al een veld op "In gebruik/actief" staat wordt het uitsluitend getoond op het AFO 431 hoofdscherm wanneer er gegevens in het veld staan. Het is alleen beschikbaar voor wijzigen indien geactiveerd bij Te verbeteren gegevens.
: Selecteer een code en kies deze optie om de groep op “in gebruik” te zetten. Dit is op beide schermen dezelfde optie.
·
De checkbox voor in gebruik/actief is alleen beschikbaar wanneer geen enkel veld van dit groep is geselecteerd voor de In te voeren gegevens en Te verbeteren gegevens schermen (AFO 482).
: Hiermee kan aangegeven worden (op systeem niveau) welk van de 10 lenersadressen wordt gekopieerd tijdens een adreswijziging voor “gezinnen” (zie de help van AFO 431 voor meert informatie). Er verschijnt een keuzescherm:
In dit voorbeeld zal het systeem bij wijzgen van het blok Huisadres van de hoofdlener preoberen de huisadressen van de gekoppelde leners bij te werken met dezelfde informatie.
Let op
Wanneer u de default waarde van een veld anders instelf, heeft dit alleen effect bij nieuwe records. Informatie in bestaande records dient te worden gewijzigd met Globaal wijzigen (via AFO 631).
Hieronder volgt een toelichting op alle beschikbare velden.
Groep |
Veld |
Toelichting |
Verplicht |
Barcode |
Barcode |
De lenersbarcode. |
Ja |
|
|
|
|
Vestiging |
Instelling/locatie |
De Instelling/locatie combinatie waar de lener is ingeschreven. Wordt o.a. gebruikt om de uitleenparameters te bepalen. |
Ja |
|
Notitie |
Een vrij tekstveld alleen voor display. |
|
|
Bibliobus halte |
Hiermee kan een lener aan een bepaalde halte van de bibliobus gekoppeld worden. |
|
|
Overige locaties |
Om additionele locaties te tonen in het lenersrecord. Er is geen functionaliteit verbonden aan dit veld. |
|
|
|
|
|
Identiteit |
Legitimatiebewijs 1-5 |
Kan door de bibliotheek hernoemd worden naar diverse soorten legitimatiebewijzen (zoals paspport, rijbewijs, enz.). Dit is alleen voor informatieve doeleinden. |
|
|
Lenerscategorie |
Om onderscheid te maken tussen particuliere leden en instellingen. Kan gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
Contactpersoon |
Om te gebruiken bij instellingen die lid zijn. Kan opgenomen worden in de layout voor berichten aan leners ($$CONTACT). |
|
|
Geboortedatum |
Dit kan gebruikt worden in combinatie met bepaalde parameters, zoals controle op geldige leeftijdsgroep voor lenerscategorie. |
|
|
Afdeling |
Een vrij tekstveld alleen voor display. Kan gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
Voornaam |
De voornaam van de lener |
|
|
Geslacht |
Wordt gebruikt in combinatie met variabele $$LENAT om te bepalen hoe een lener aangesproken moet worden ('De heer' of 'Mevrouw'). |
|
|
Notitie |
Een vrij tekstveld alleen voor display. |
|
|
Initialen |
De initialen van de lener. |
|
|
Taal |
Om de taal te bepalen waarin correspondentie aan de lener gestuurd moet worden. |
|
|
Achternaam |
De achternaam van de lener |
Ja |
|
Tussenvoegsel |
Tussenvoegsels zoals Nederlandse 'van' of Franse 'la'. |
|
|
Tweede voornaam |
Overige voornamen van de lener. |
|
|
Nationaliteit |
Voorgedefinieerde code, gekoppeld aan een authority lijst met landencodes codes. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Prefix titulatuur |
Specifieke voorvoegsels zoals 'Dr' |
|
|
Indetiteitsbewijs |
Om aan te geven dat legitimatie getoond is. |
|
|
Identiteitsbewijs afgegeven door |
Vrij tekstveld voor naam van personeelslid dat legitimatie heeft gecontroleerd. |
|
|
Suffix titulatuur |
Specifieke achtervoegsels zoals 'Sr' |
|
|
|
|
|
Addres
1-10 |
Woonplaats |
Het 'plaatsnaam' gedeelte van het lenersadres. |
|
|
Correspondentie |
Vrij tekstveld om methode voor correspondentie aan te geven, zoals gedrukt, e-mail. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Land |
Het 'land' gedeelte van het lenersadres. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
Afdeling |
Vrij tekstveld om afdeling op te nemen, bijvoorbeeld bij een werkadres. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
Studierichting |
Vrij tekstveld om studierichting op te nemen. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Wijk |
Het 'wijk' gedeelte van het lenersadres. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
E-mailadres |
Het e-mailadres van de lener. Kan gebruikt worden indien Berichten via E-mail geactiveerd is. |
|
|
Fax |
Het faxnummer van de lener. Kan gebruikt worden indien Berichten via Fax geactiveerd is. |
|
|
Regel 1-5 |
Deze kunnen naar eigen inzicht van de bibliotheek hernoemd en gebruikt worden. |
|
|
Mobiele telefoon |
Het mobiele nummer van de lener. Kan gebruikt worden indien Berichten via SMS geactiveerd is. |
|
|
Notitie |
Een vrij tekstveld alleen voor display. |
|
|
Huisnr. |
Het aparte veld voor het (huis)nummer gedeelte van het lenersadres. |
|
|
Telefoon |
Het telefoonnummer van de lener. |
|
|
Landsdeel / Staat / Provincie |
Het 'provincie / streek' gedeelte van het lenersadres. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. |
|
|
Straat + huisnr. |
Het straatnaam gedeelte van het lenersadres. Dit kan inclusief huisnummer zijn als het aparte veld hiervoor niet gebruikt wordt. |
|
|
Posttype |
Vrij tekstveld om posttype op te nemen. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Adres gebruiken voor |
Indien gebruikt bevat dit veld een aantal enen en nullen, correponderend met 14 output jobs in AFO 451. Een 1 betekent dat dit adres gebruikt moet worden voor de job in kwestie. De lijst met 14 jobs staat in AFO 482 – Lener Adres Priotiteit Instellingen. |
|
|
Gebruiken vanaf |
De datum vanaf wanneer dit adres voor berichten gebruikt moet worden. Gebruikt in combinatie met Lener Adres Priotiteit Instellingen. Om bijv. tijdens vakanties aan ander adres voor studenten te gebruiken. |
|
|
Gebruiken tot en met |
De datum waarna dit adres niet meer voor berichten gebruikt moet worden. Gebruikt in combinatie met Lener Adres Priotiteit Instellingen. Om bijv. tijdens vakanties aan ander adres voor studenten te gebruiken. |
|
|
Postcode |
Het 'postcode' gedeelte van het lenersadres. |
|
|
|
|
|
Gekoppelde records |
Garanthouder vlag |
Om aan te geven of de lener fungeert als garanthouder voor een andere lener / leners. |
|
|
Gerelateerd lenersnummer |
Het nummer van de lener waar de huidige lener aan gekoppeld is (hoeft geen garanthouder te zijn). |
|
|
Notitie |
Een vrij tekstveld alleen voor display. |
|
|
Relatietype |
Om het soort relatie tussen twee leners aan te geven. Moet gekoppeld zijn aan een authority lijst. |
|
|
|
|
|
Voorkeuren |
Correspondentie in Braille toegestaan |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om aan te geven of correspondentie in Braille is toegestaan. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Correspondentie mogelijk medium |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om aan te geven op welke media correspondentie gestuurd kan worden. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Correspondentie medium bij voorkeur |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om aan te geven welk medium voor correspondentie de voorkeur heeft. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Uitleen geschiedenis |
Vlag om aan te geven of er voor de lener een historie moet worden bijgehouden. Indien aangevinkt dan wordt een historie van geleende exemplaren opgeslagen. |
|
|
Klanttype |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een type lidmaatschap aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Handicap |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een visuele handicap aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Ethnische afkomst |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een ethische groepering aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Format |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een specifieke formaten aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Randapparatuur |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om beschikbare randapparatuur aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Budgetcode dienstverlening aan huis |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een budgetcode voor aan huis gebonden diensten aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Dienstverlening aan huis |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een aan te geven of aan huis gebonden diensten geleverd worden. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
IBL Budget status |
Om aan te geven of leners een budget kunnen kiezen wanneer ze een IBL aanvraag plaatsen. |
|
|
IBL Budgetten |
Een lijst van budgetten als gedefinieerd in AFO 822 – IBL Budgetten |
|
|
Interessegebieden |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om interessegebieden aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Leveringsmethode |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om een leveringsmethode aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Beroep |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om het beroep van de lener aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Kwalificatie |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om extra informatie m.b.t. de lener op te nemen. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Geloofsovertuiging |
Voornamelijk gebruikt door blindenbibliotheken om godsdienst van de lener aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Statistische categorie |
Categorieën gebruikt voor het verzamelen van statistische informatie. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Gebruik leengeschiedenis voor mailings |
Vlag om aan te geven of bewaarde leenhistorie gebruikt wordt voor mailings. Bijv. om leners te informeren over nieuwe titels die vergelijkbaar zijn met wat ze eerder geleend hebben. |
|
|
|
|
|
Giro / bank |
Automatische incasso |
Vlag om aan te geven of automatische incasso is toegestaan voor de lener. |
|
|
Automatisch factureren |
Vlag om aan te geven of automatisch factureren is toegestaan voor de lener. |
|
|
Data m.b.t. acceptgiro's |
Vrij tekstveld voor additionele informatie gerelateerd aan acceptgiro's |
|
|
Banknummer |
Het bankrekeningnummer van de lener. |
|
|
Gironummer |
Het girorekeningnummer van de lener. |
|
|
|
|
|
Gekoppeld vanuit |
Achterwaarts gerelateerd lenersnummer |
Het nummer van de lener van waaruit de huidige lener gekoppeld is. |
|
|
Relatie type |
Om het soort relatie tussen twee leners aan te geven. Moet gekoppeld zijn aan een authority lijst. |
|
|
|
|
|
Contributie |
Lenerscategorie |
De lenerscategorie van de lener. Dit wordt gebruikt voor uitleenregels (zoals, lenen, verlengen, boetes, enz.). |
|
|
Copyright belasting |
Om aan te geven of copyright belasting is betaald. Moet gekoppeld zijn aan een authority lijst. |
|
|
Kostenplaatscode |
Een vrij tekstveld om een kostenplaats aan te geven voor aan contributie gerelateerde kosten. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Toekomstige lenerscategorie |
Een nieuwe lenerscategorie die automatisch moet worden toegekend op datum <n> |
|
|
Startdatum toekomstige lenerscategorie |
De datum waarop de nieuwe lenerscategorie de bestaande moet vervangen |
|
|
Datum laatste activiteit |
Bijgewerkt voorde volgende activiteiten: Uitlenen, Inleveren, Verlengen, Reserveren, terugbetaling deposito, betaling uit deposito, wijziging in leneersgegevens, wijziging in extra lenerskaarten, kwijtschelden, kwijtschelden contributie. |
|
|
Acceptgiro blokkeren |
Vlag om aan te geven dat verzending van acceptgiro's niet is toegestaan. |
|
|
Motivatie beëindiging abonnement |
Vrij tekstveld voor informatieve doeleinden. |
|
|
Reden beëindiging abonnement |
Vrij tekstveld om reden voor beëindiging van lidmaatschap aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Verloopdatum abonnement |
De datum waarop het abonnement verloopt. |
|
|
Datum vervalbericht verzonden |
De datum waarop een bericht aan de lener werd gestuurd om deze te informeren dat zijn/haar abonnement binnenkort verloopt. |
|
|
Datum laatste verlenging abonnement |
De datum waarop het abonnement voor het laatst is verlengd. |
|
|
Motivatie abonnement |
Vrij tekstveld voor informatieve doeleinden. |
|
|
Notitie |
Een vrij tekstveld alleen voor display. |
|
|
Reden abonnement |
Vrij tekstveld om reden voor lidmaatschap aan te geven. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
Inschrijfdatum |
De datum waarop de gegevens van de lener zijn ingevoerd in het systeem. |
|
|
Einddatum tijdelijk stilleggen abonnement |
Wordt gebruikt om tijdelijk de priveleges van de lener op te schorten. Indienr aangevinkt zal het systeem een melding tonen wanneer het lenersrecord wordt opgehaald in AFO431, 411, 421, enz., om aan te geven dat het record tijdelijk inactief is. Dit veld kan leeg gelaten worden voor ´oneindig´ opschorten )indien begindatum een waarde heeft'. |
|
|
Begindatum tijdelijk stilleggen abonnement |
Wordt gebruikt om tijdelijk de priveleges van de lener op te schorten. Indienr aangevinkt zal het systeem een melding tonen wanneer het lenersrecord wordt opgehaald in AFO431, 411, 421, enz., om aan te geven dat het record tijdelijk inactief is. |
|
|
Type abonnement |
Veld gerelateerd aan typen zoals gedefinieerd in AFO 481 – Lidmaatschap gerelateerd – Lidmaatschapstypes. |
|
|
|
|
|
Blokkade |
Registratiedatum |
Datum waarop de blokkade is ingesteld. |
|
|
Vervaldatum |
De opgegeven vervaldatum van een handmatige blokkade. |
|
|
Gebruik vervaldatum |
Vlag om aan te geven dat vervaldatum moet worden gebruikt voor handmatige blokkades. |
|
|
Notitie |
Een vrij tekstveld gerelateerd aan een handmatige blokkade, alleen voor display doeleinden. |
|
|
Statusvlag |
Vlag om aan te geven of de lener geblokkeerd is of niet. |
|
|
Systeemnotitie |
De noot behorend bij een door het systeem gegenereerde blokkade. |
|
|
Geblokkeerd als gastlener |
Deze parameter is opgelsagen bij de thuisbibliotheek en betekent dat er niet geleend mag worden bij een gastbibliotheek. Deze vlag kan handmatig gezet worden in AFO 431. |
|
|
|
|
|
Zwarte lijst |
Notitie zwarte lijst |
De noot behorend bij een door het systeem gegenereerde ´zwarte lijst´ vlag. |
|
|
Registratiedatum |
Datum waarop de lener op de zwarte lijst is gezet. |
|
|
|
|
|
Variabele boodschap |
Noot |
Een vrij tekstveld. Informatie in dit veld wordt in de uitleenmodule getoond zodra een lenersrecord wordt opgeroepen. |
|
|
|
|
|
Onderhouds notitie |
Noot |
Een vrij tekstveld. Informatie in dit veld wordt alleen getoond in AFO 431. |
|
|
|
|
|
Openstaande contributie |
Openstaande contributie |
Het contributiebedrag dat de lener nog verschuldigd is. |
|
|
|
|
|
Locale velden |
Optionele veld 1 – 20 |
Deze kunnen naar eigen inzicht van de bibliotheek hernoemd en gebruikt worden. Optioneel kan dit gekoppeld worden aan een authority lijst. Dit is alleen voor informatieve en rapportage doeleinden. |
|
|
|
|
|
Loyalty schemes |
Boekerpas ID toevoeg datum |
Dit veld wordt gevuld met de actuele datum bij registratie, maar kan gewijzigd worden |
|
|
Boekerpas ID |
Het nummer van de Boekerpas (er wordt geen formaattest toegepast) |
|
|
|
|
|
Gastlenen |
|
Deze velden horen bij de Gastlenen functionaliteit. Ze worden automatisch door het systeem ingevuld in het lenersrecord bij de gastbibliotheek. |
|
Met deze optie kunt u invloed uit te oefenen op vorm en inhoud van de lenersnaam, zoals die op diverse plaatsen in de applicatie wordt getoond. Er is aparte formattering beschikbaar voor tonen, afdrukken en indexeren.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
De linkerkolom bevat de beschikbare velden die nog niet zijn geselecteerd. De rechterkolom bevat de geldige velden die zijn geselecteerd. Klik op een veld in de linkerkolom en klik vervolgens op de pijl naar rechts om een onderdeel toe te voegen (→). Klik op een veld in de rechterkolom en klik vervolgens op de pijl naar links (←) om een veld uit de lijst van geselecteerde velden te verwijderen. Klik op de pijl omhoog (↑) of de pijl omlaag (↓) om een geselecteerd veld te verplaatsen.
De geldige veldnamen zijn: achternaam, voorvoegsel achternaam, voornaam, initialen, achternaam voorvoegsel/titel, achtervoegsel/titel. Voordat een gegeven veld gebruikt kan worden moet het beschikbaar gemaakt worden. Het selecteren van Algemene Lener Instellingen in AFO 482 zorgt hiervoor. De velden bevinden zich in het onderdeel “Identiteit”. Voor elke ingang die u wilt gebruiken moet u deze selecteren, de box “In gebruik” aanvinken en de wijzigingen opslaan.
De definities onder ‘Toon' worden ook gebruikt voor het tonen van de lenersnaam in de titelbalk, wanneer een lener is ingelogd op Gebruikersactiviteiten in de WebOpac.
De "Print" instelling maakt het mogelijk interpunctie te definiëren voor de gedrukte versie van een naam. Bijvoorbeeld:
· Instelling:
· Lener:
· Resultaat: [Dr.] Pieter (P.J.) Aben
De bibliotheek kan tot tien adressen voor de lener te definiëren. Elk van deze adressen krijgt een naam (bijv. Huisadres, Adres 2, Adres 3, enz.) en binnen elk adres bepaalt de bibliotheek welke velden “in gebruik” zijn – zie de paragraaf over Algemene Lener Instellingen voor meer informatie. Voor elk lenersadres dat de bibliotheek gebruikt kan vastgelegd worden welke velden deel uitmaken van dat adres en hoe ze er uitzien.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
Het scherm hierboven toont alle lenersadresgroepen die “in gebruik” zijn bij de bibliotheek. In dit voorbeeld zijn alle adressen “in gebruik”. Voor elke groep worden in de middelste kolom de velden getoond die “in gebruik” zijn. Dit zijn de velden die geselecteerd kunnen worden voor het afdrukken van het adres. Klik op een veld in de middelste kolom en klik vervolgens op de pijl naar rechts om een onderdeel naar de rechterkolom te verplaatsen. U kunt de volgorde van de velden aanpassen door een veld te selecteren en op de pijl omhoog of de pijl omlaag te klikken. Klik op om uw wijzigingen op te slaan. Onderstaand venster verschijnt.
Op dit scherm worden de velden getoond tussen gehoekte haakjes. Verwijder deze gehoekte haakjes NIET van de veldnamen.
“Lener Adres SSP Printer Instellingen” wordt gebruikt om aan te geven hoe adressen moeten worden afgedrukt op alle SSP-berichten en berichten in kaartformaat (rappels, reserveringen, enz.). Dit type instellingen maakt het afdrukken van meerregelige adressen mogelijk.
·
Bijv.:
-
<Regel 1>
-
<Regel 2>
-
<Regel 3>
-
<Regel 4>
-
<Regel 5>
-
<Plaats/stad >, <District>
-
<Postcode>
-
<land>
Zie de optie Lener Adres SSP Printer instellingen voor algemene informatie over het instellen van deze parameter.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:
Op dit scherm staan alle adresgroepen die "in gebruik" zijn bij de bibliotheek. U kunt de gewenste velden selecteren door ze van links naar rechts te verplaatsen. Met de omhoog/omlaag pijlen kunt u de volgorde van de velden bepalen.
Nadat u op heeft geklikt verschijnt het volgende scherm:
Hier kunnen maar drie regels worden gedefinieerd. De eerste regel is straat, de tweede regel is plaats en de derde regel is postcode.
·
Bijv.:
-
<Straat>
-
<Plaats/stad>
-
<Postcode>
·
Op elke regel kan meer dan één element gedefinieerd worden. Bijv.:
-
<Regel 1> <Regel 2>
-
<Plaats/stad >, <District>
-
<Postcode>
De Lener Adres Printer Instellingen worden gebruikt om te bepalen welk adres gebruikt moet worden bij de diverse systeemtaken. Er zijn diverse systeemtaken die outputgenereren voor lners: Rappels 1 t/m 4, Reserveringen, Acceptgiro's, enz. Op systeemniveau kiest de bibliotheek voor elk van de taken welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie en of het garanthoudersadres (indien gevonden) gebruikt moet worden. De prioriteitsinstellingen voor het adres worden ook gedefinieerd op het niveau van de lenerscategorie. Voor elke lenerscategorie kan de bibliotheek bepalen voor elk van de systeemtaken welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie.
Selecteren van ‘Systeem Niveau Setup' resulteert in onderstaand scherm:
Voor elke taak kan de bibliotheek selecteren welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie. Wanneer gebruik wordt gemaakt van garanthouders kan de bibliotheek besluiten het adres van de garanthouder te gebruiken i.p.v. het lenersadres voor bepaalde taken. De bibliotheek kan er bijvoorbeeld voor kiezen het derde rappel te sturen naar het adres van de garanthouder.
Dit kan ingesteld worden voor: Rappel 1-4, Reserveringen, Acceptgiro's plus herinneringen, Automatische & manuele terugvorderingen, Acceptgiro's bij rekeningen, Automatische incasso, Rekening, Incassobureau.
Wanneer instellingen worden bepaald voor een specifieke Lenerscategorie hebben deze voorrang boven de algemene instellingen.
Logica bepaalt welk adres gebruikt moet worden:
Het systeem controleert de adresinstellingen op systeemniveau om te bepalen welk adres op systeem niveau moet worden gebruikt voor de specifieke taak.
De systeeminstellingen worden gecontroleerd om te kijken of deze taak gebruik maakt van de garanthouder. Als dat het geval is en de lener een garanthouder heeft zal het systeem overschakelen naar het lenersrecord van de garanthouder. Als de lener geen garanthouder heeft zal het systeem bij het lenersrecord blijven.
Het systeem controleert of er adresinstellingen zijn op het niveau van de lenerscategorie. Als dit het geval is, zal het systeem deze instellingen gebruiken om te bepalen welk adres voor deze taak gebruikt moet worden.
Wanneer bij dit adres het “Gebruik vanaf” of “Gebruik tot” veld is ingevuld, zal gecontroleerd worden of het geselecteerde adres in het betreffende datumbereik valt. Tevens wordt gecontroleerd of het “Gebruik adres voor” veld een adres bevat dat gebruikt mag worden voor deze taak (indien nul, mag het adres overal voor gebruikt worden). Als dit adres geldig is zal het systeem, uitgaande van dit adres, kijken of er nog een adres is dat beter aan de criteria voldoet (is “Gebruik vanaf” veld na vorige adressen maar voor vandaag). Indien er geen adres beter voldoet, wordt het huidige adres gebruikt. Als dit adres ongeldig is, zal het systeem beginnen bij het eerste adres in het lenersrecord om het adres te vinden dat het beste voldoet. Als er geen adres voldoet zal het systeem het eerste in gebruik zijnde adres nemen.
Hier worden in de linkerkolom alle velden getoond van de adresgroepen die in gebruik zijn.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een invoerscherm:
·
De velden die onderdeel moeten uitmaken van het 1-regelige adres kunnen naar rechts verplaatst worden. De volgorde van de velden kan worden aangepast door een veld te selecteren en op de pijl omhoog of de pijl omlaag te klikken.
In AFO 481 – Diversen – Uitleenprocedure - Leners, wordt in het veld Lener adres display bepaald welke adresgroep getoond moet worden en in welke volgorde; 3,2,1 hier betekent: toon adres 3, indien niet gedefinieerd toon adres 2, indien niet gedefinieerd toon adres 1.
De data elementen voor deze adresgroep en de volgorde waarin ze getoond moeten worden, wordt hier gedefinieerd.
In AFO 431, Lenersadministratie heeft u de mogelijkheid om extra passen te koppelen aan een lenersrecord. Met deze optie kunt u aangeven hoeveel extra passen er maximaal aan een lenerspas gekoppeld kunnen worden.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:
·
Voer per lenerscategorie een maximum in.
Let op
Als er niets is ingevuld dan zijn extra passen niet toegestaan. In dat geval is de betreffende button in AFO 431 niet actief.
·
Wanneer er meer dan 15 lenerscategorieën zijn, is er een button
·
Met de button
Deze parameters vormen onderdeel van het verband tussen leeftijd en lenerscategorie bij het inschrijven van nieuwe leners. Wanneer een lenerscategorie wordt ingevoerd in
AFO 431 (Lenersadministratie) voert het systeem een additionele “leeftijdscontrole” uit. Dit wordt als volgt gedaan:
·
Bereken de leeftijd van de lener;
·
Vergelijk de leeftijd van de lener met een lijst van lenerscategorieën die geldig zijn voor die leeftijd.
Wanneer de lenerscategorie volgens deze controle niet geldig is, verschijnt er een nieuwe foutboodschap (“Lenerscategorie niet geldig voor leeftijd van lener”).
Deze controle wordt ook uitgevoerd wanneer een lenerscategorie wordt gewijzigd.
Dus wanneer de dropdown lijst van geldige lenerscategorieën wordt opgeroepen in de lenersadministratie, toont het systeem alleen de geldige categorieën gebaseerd op de leeftijd van de lener.
Deze functie kan ook worden gebruikt om lenerscategorieën buiten gebruik te stellen voor elke leeftijd (bijv. omdat ze vervallen zijn en iet meer mogen worden toegekend aan enige lenerscategorie).
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm.
·
Voer een leeftijd en verplaats de geldige lenerscategorie naar rechts.
Als de tabel geen waarden bevat, zal er geen leeftijdscontrole uitgevoerd worden.
Leeftijden die in geen enkele van de gedefinieerde leeftijdsgroepen vallen kennen geen beperkingen in lenerscategorie (d.w.z. alle categorieën zijn geldig).
De volgende waarden zijn geldig voor het tekstveld:
- |
+ |
* |
Twee getallen gescheiden door een liggend streepje (_); het eerste getal kan niet hoger zijn dan het tweede. |
Let op
Merk op dat wanneer het systeem zo is opgezet dat een leeftijd in meerdere leeftijdsgroepen kan vallen, zal de interne global het resultaat bevatten van een OF operatie. Voorbeeld:
·
De leeftijdscategorieën
-
0-4 – categorie A,B,C
-
0-6 – categorie C,D,E,F
·
komen met de volgende leeftijden overeen:
-
0 – A,B,C,D,E,F
-
1 – A,B,C,D,E,F
-
2 – A,B,C,D,E,F
-
3 – A,B,C,D,E,F
-
4 – A,B,C,D,E,F
-
5 – C,D,E,F
-
6 – C,D,E,F
Als er reeds codes zijn gedefinieerd, verschijnt direct een overzichtscherm:
: Kies deze optie om een nieuwe code te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm. Dit scherm is hierboven beschreven.
: Selecteer een code en kies deze optie om de verwoording te wijzigen.
: Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen.
Let op
Deze parameter heeft geen relatieheeft met andere categorie gerelateerde parameters.
Wanneer het systeem is ingericht om pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum, kan deze optie gebuikt worden om automatisch pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum voor leners die nog geen pincode hebben bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze parameters zijn ingesteld op het niveau van de meta-instelling.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:
Pincode automatisch genereren op basis van geboortedatum: vink deze optie aan wanneer u wilt dat er automatisch een pincode wordt gegenereerd bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze optie dient alleen aangevinkt te worden wanner het systeem pincodes te genereert o.b.v. geboortedatum.
De default pincode bij het ontbreken van een geboortedatum: vul hier een geldige datum in of 99/99/9999.
Als deze optie is aangevinkt en de pincode is gebaseerd op geboortedatum en de lener heeft nog geen pincode, zal het systeem automatisch een pincode genereren ( met gebruikmaking van de geboortedatum van de lener of de ingestelde default) bij het verlaten van het lenersrecord.
Pincodes kunnen ook automatisch gegenereerd worden voor lenersrecords ingevoerd via de WebOPAC.
Wanneer u in AFO 481 bij In te voeren gegevens en Te verbeteren gegevens heeft gekozen heeft om de regiocode weer te geven zal er bij invoeren van een nieuwe lener in
AFO 431 een dropdown lijst worden aangeboden hiervoor. Met deze optie kunt u `definiëren hoe de regiocode moet worden weergegeven in die dropdown lijst.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een invoerscherm:
Regioweergave bevat: kies een weergave uit de dropdown lijst. Er zijn vier mogelijkheden:
·
0 – code gevolgd door verwoording
1 – verwoording gevolgd door code
2 - alleen code
3 – alleen verwoording
Interpunctie tussen code en verwoording: Als u optie 0 of 1 kiest in het eerste veld, kunt uu in dit veld aangeven wat de interpunctie tussen code en verwoording moet zijn.
Deze parameters worden opgeslagen op niveau van MetaInstelling Uitlening.
Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een overzichtsscherm met reeds gedefinieerde codes voor uw MetaInstelling Uitlening:
: kies deze optie om een nieuwe code te maken. Zie paragraaf 482.34.1.
: selecteer een code en dan deze optie om de gegevens te wijzigen. Zie paragraaf 482.34.1.
: selecteer een code en dan deze optie om de code te verwijderen.
Na het kiezen van de optie
Incasso code: een unieke code voor dit incassobureau. Bij het wijzigen van een bestaande code is dit veld afgeschermd (d.w.z. dat u de code zelf niet meer kunt wijzigen als deze eenmaal is gedefinieerd).
Omschrijving: een korte omschrijving van dit incassobureau.
Te koppelen locaties: combo box met lijst van instelling/locatie combinaties (inclusief instelling/* om alle locaties van een bepaalde instelling te selecteren). Wanneer een instelling/locatie combinatie al gekoppeld is aan een andere incassobureau code, zal deze niet in de lijst voorkomen. Selecteer een locatie en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.
Uitgezonderde kostenposten: combo box met lijst van kostenposten die niet geïncasseerd worden door het incassobureau. Selecteer een kostenpost en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.
Bedrag drempel: Wanneer het totaal van de in aanmerking komende bedragen (zie Verouderingstermijn en Vrijstellingsperiode parameters hieronder) gelijk aan of groter is dan dit bedrag, worden de facturen en schulden van deze lener naar het Incassobureau gestuurd. Het bedrag wordt berekend door optellen van kostenposten die niet in de uitzonderingslijst staan.
Incassokosten: Wanneer ze doorgestuurd worden naar het incassobureau worden er extra kosten (i.v.m. incasso) toegevoegd aan de bestaande rekeningen.
Verouderingstermijn (in dagen): (bijv. 6 jaar = 2189). Facturen, boetes en andere openstaande posten ouder dan dit criterium worden genegeerd.
Vrijstellingsperiode (in dagen): (negeer huidige facturen binnen X dagen). Facturen, boetes en andere openstaande posten recenter dan dit criterium worden genegeerd.
Uitgezonderde lenerscategorieën: lijst van lenerscategorieën die niet naar het incassobureau gestuurd worden (bijv. Personeel). Selecteer een lenerscategorie en gebruik de pijlen om deze te verplaatsen.
Email adres: voer het email adres van het Incassobureau in waarnaar rapporten gezonden moeten worden.
Bij het invoeren van nieuwe leners in AFO 431 kan gebruik worden gemaakt van sjablonen om de invoer te vereenvoudigen. Deze sjablonen worden hier beheerd.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Kies deze optie om een nieuwe code te definiëren. Zie sectie 482.35.1.
: Selecteer een code en kies deze optie om de details te wijzigen. Zie sectie 482.35.2.
: Selecteer een code en kies deze optie om de code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
: Selecteer een code en kies deze optie om de algemene eigenschappen te wijzigen. Zie sectie 482.35.2.
: Selecteer een code en kies deze optie om de details te wijzigen. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm:
Sjabloon ID: Voer een unieke code in om het sjabloon te identificeren.
Beschrijving: Vrij tekst veld.
Default Lenerscategorie: Selecteer een lenerscategorie uit de dropdown lijst. De dropdown lijst bevat alleen categorieën uit AFO 482 – Beheer lenerscategorieën die In gebruik zijn.
In gebruik: Vink deze optie aan om het sjabloon beschikbaar te stellen bij het invoeren van leners in AFO 431.
Nadat u de gegevens hebt ingevoerd en op
Klik op een veld in de middelste kolom en klik vervolgens op de pijl naar rechts om een onderdeel naar de rechterkolom te verplaatsen.
Klik op een veld in de rechterkolom en klik vervolgens op de pijl naar links om een veld uit de lijst van geselecteerde velden te verwijderen.
U kunt meer dan één veld tegelijk selecteren en verplaatsen.
U kunt de volgorde van de velden aanpassen door een veld te selecteren en op de pijl omhoog of de pijl omlaag te klikken.
Na het kiezen van de optie
zie hierboven voor een toelichting.
Na het kiezen van de optie
zie hierboven voor een toelichting. Het veld Sjabloon ID van een bestaande code kan niet worden gewijzigd.
Het bedrijf Cendris biedt adres en postcode controlediensten aan voor de Nederlandse markt.
Cendris kent twee webservices: "AdresXpress" en "AdresCheck".
·
AdresXpress heeft als invoer: Postcode en huisnummer.
·
AdresCheck heeft als invoer: Straatnaam, huisnummer en woonplaats.
V-smart ondersteunt 1 – 10 mogelijke adr4essen voor leners.
het matchen van Cendris en V-smart velden gaat als volgt:
Cendris veldnaam |
V-smart data |
username |
parameter in AFO 482 (zie hieronder) |
password |
parameter in AFO 482 (zie hieronder) |
straatnaam |
Staart of deel van straat (parameter in AFO 482) |
huisnummer |
Nummer of deel van straat (parameter in AFO 482) |
woonplaats |
woonplaats |
netnummer |
deze informatie wordt niet gebruikt |
postcode |
Postcode |
status (alleen AdresXpress) |
- |
match (alleen AdresCheck) |
- |
Er wordt aangenomen dat de velden postcode, straat en woonplaats daadwerkelijk voor de bewuste gegevens gebruikt worden.
Theoretisch kan er van alles in elk veld staan. Wanneer men bijvoorbeeld Regel1, Regel2 enz. gebruikt voor adresgegevens, dan zal de Web Service niet werken.
Neem a.u.b. contact op met Infor wanneer u van deze functionaliteit gebruik wilt maken.
Nadat deze menu optie is gekozen verschijnt een invoerscherm:
In gebruik: Dit is de vlag waarmee de functionaliteit aan en uitgeschakeld wordt. Deze wordt voor elke actie gecontroleerd. Default staat deze UIT.
Internet addres van de server: Dit is het Internet adres van de server.
Postadres van de server: Dit is het adres van de http post op de server.
Gebruikersnaam: Dit is de informatie die naar de Cendris Webservice wordt gestuurd in het veld "username".
Wachtwoord: Dit is de informatie die naar de Cendris Webservice wordt gestuurd in het veld "password".
Waar is het huisnummer: Gebruik deze optie om aan te geven in welk gedeelte van het lenersadres het huisnummer is opgeslagen.
Toon optie postcodecontrole: Gebruik deze optie om aan te geven
wat er moet gebeuren in AFO 431.
Toon optie adrescontrole: Gebruik deze optie om aan te geven
wat er moet gebeuren in AFO 431.
Automatische controle: Voer automatische controle uit in AFO 431.
De automatische controle wordt autgevoerd op het moment dat op de button wordt geklikt op het invoeren/wijzigen scherm voor lenersgegevens. In dit geval zijn specifieke buttons voor de adres webservice niet nodig.
Automatische wijziging: Werk automatisch bij wanneer gegevens zijn gewijzigd.
Zo niet, dan wordt het formulier opnieuw aangeboden met nieuwe gegevens opgehaald uit de Web Service.
Methode voor controle via savelist: Methode die gebruikt wordt voor bulk controles op een bewaarlijst in AFO 141.
Controle via savelist: Automatische wijziging. Default staat dit UIT. Wanneer deze optie UIT staat, rapporteert de bulk controle alleen fouten. Als dit AAN staat, worden de lenersrecords in de database ook bijgewerkt.
Het systeem ondersteunt diverse CRM functies. Hiermee kunnen 'contacten' met leners worden vastgelegd. Deze "contacten" worden opgeslagen 'bovenop' contactmomenten die automatisch geregistreerd worden wanneer een lener betrokken is bij een transactie in de uitleenmodule (zoals het lenen van een exemplaar, het betalen van boete, enz.). Dit kunnen persoonlijke contacten zijn, telefoongesprekken, schriftelijk e.d. De contacten kunnen van diverse aard zijn. Behalve registratie van contacten kunnen daar ook acties aan gekoppeld worden. Bijvoorbeeld wanneer een lener iets rapporteert waarop de bibliotheek actie moet ondernemen.
AFO 434 wordt gebruikt om zaken te registreren als: bezoek, bijwonen bijeenkomst, klachten, vragen en elke andere vorm van "contact" tussen lener en bibliotheek.
Contacten worden geregistreerd als melding, die kan bestaan uit één of meer acties. Een contact heeft dus een structuur op twee niveaus: (1) het niveau van de melding zelf en (2) het niveau van de bijbehorende acties. Het tweede niveau is herhaalbaar.
Het hoofdniveau bevat de informatie waarmee de melding in het algemeen beschreven wordt. Eigenschappen op dit niveau zijn: status, categorie, omschrijving e.d. Het niveau van de acties bevat informatie over alle vervolgstappen gerelateerd aan de hoofdmelding. Met andere woorden: het niveau van de acties is een chronologische string van alle gebeurtenissen gerelateerd aan de hoofdmelding.
Het systeem ondersteunt de volgende functionaliteit:
·
mogelijkheid om een melding en bijbehorende acties te registreren
·
opslag van gerelateerde e-mails en documenten
·
een tracking systeem voor het opvolgen van acties
·
rapportagemogelijkheden
·
e-mail mogelijkheden.
Deze functionaliteit kan benaderd worden via AFO 431 met de optie , in dat geval kunnen alleen de contacten van de betreffende lener beheerd worden.
Daarnaast kan deze functionaliteit benaderd worden via AFO 434, in dat geval is er toegang tot contacten met alle leners en kunnen nieuwe meldingen toegevoegd worden.
De parameters behorend bij deze functionaliteit worden in deze sectie ingesteld.
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een sub menu:
Deze opties worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe status code toe te voegen. Zie sectie 482.37.1.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.1.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie
Status code: Een unieke code voor de status.
Verwoording: Een korte beschrijving van de code. Deze verschijnt in de Status kolom in AFO 434 alsmede in de dropdown lijst voor het toekennen van statussen in AFO 434.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
Icoon: Een standaard status icoon kan gekozen worden om aan de code toe te voegen. Dit verschijnt in de linkerkolom op het overzichtsscherm in AFO 434.
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
Opmerkingen
·
De door de gebruiker gedefinieerde statussen zijn te gebruiken naast de door het systeem toegekende statussen.
·
Statuscodes die niet in gebruik zijn kunnen niet worden toegekend aan acties.
·
Het is NIET verplicht deze parameters te definiëren
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe categorie code toe te voegen. Zie sectie 482.37.2.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.2.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie
Categorie code: Een unieke code voor de categorie.
Verwoording: Een korte beschrijving van de code. Deze verschijnt in de Categorie kolom in AFO 434 alsmede in de dropdown lijst voor het toekennen van categorieën in AFO 434.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
Opmerkingen
·
Categoriecodes die niet in gebruik zijn kunnen niet worden toegekend aan acties.
·
Om met deze module te kunnen werken moet er tenminste één categorie gedefinieerd en in gebruik zijn. Als dat niet het geval is verschijnt er in AFO 434 een melding dat het systeem niet correct geconfigureerd is.
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe prioriteit code toe te voegen. Zie sectie 482.37.3.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.3.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie
Prioriteit code: Een unieke code voor de prioriteit.
Verwoording: Een korte beschrijving van de code. Deze verschijnt in de Prioriteit kolom in AFO 434 alsmede in de dropdown lijst voor het toekennen van prioriteiten in AFO 434.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
Prioriteit waarde: Dit veld is voor toekomstig gebruik.
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
Opmerkingen
·
Prioriteit codes die niet in gebruik zijn kunnen niet worden toegekend aan acties.
·
Het is NIET verplicht deze parameters te definiëren. Als er geen prioriteiten zijn gedefinieerd, kent het systeem automatisch prioriteit 1 toe aan alle meldingen.
·
Default prioriteiten kunnen gekoppeld worden aan een bepaald type melding.
·
Prioriteiten die zijn ingesteld als default voor een bepaald type melding kunnen niet buiten gebruik gesteld worden. Prioriteiten die gekoppeld zijn aan een bestaande melding kunnen wel buiten gebruik gesteld worden.
·
Er wordt aangenomen dat 1 de hoogste prioriteit is.
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe type code toe te voegen. Zie sectie 482.37.4.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.4.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie
Type code: Een unieke code voor het type.
Verwoording: Een korte beschrijving van de code. Deze verschijnt in de Type kolom in AFO 434 alsmede in de dropdown lijst voor het toekennen van typen in
AFO 434.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
Prioriteit: Selecteer een default prioriteit uit de dropdown lijst. Deze kan bij toekennen in AFO 434 gewijzigd worden.
Standaard vervaldatum (dagen): De standaard vervaaldatum voor dit type [het aantal dagen waarna een dergelijke melding gesloten kan worden].
Standaard vervaldatum actie (dagen): De standaard vervaldatum voor een actie gekoppeld aan een melding van dit type [het aantal dagen waarna een dergelijke actie gesloten kan worden – dit laatste impliceert dat de actie is afgesloten of dat er een nieuwe (volgende) actie is gedefinieerd].
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
Opmerkingen
·
Alle velden, behalve Beschrijving, zijn verplicht
·
Type codes die niet in gebruik zijn kunnen niet worden toegekend aan acties.
·
Om met deze module te kunnen werken moet er tenminste één type gedefinieerd en in gebruik zijn. Als dat niet het geval is verschijnt er in AFO 434 een melding dat het systeem niet correct geconfigureerd is.
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe methode code toe te voegen. Zie sectie 482.37.5.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.5.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
Nadat u de optie
Contactmethode code: Een unieke code voor de contactmethode.
Verwoording: Een korte beschrijving van de code. Deze verschijnt in de Methode kolom in AFO 434 alsmede in de dropdown lijst voor het toekennen van methoden in AFO 434.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
Opmerkingen
·
Contactmethode codes die niet in gebruik zijn kunnen niet worden toegekend aan acties.
·
Om met deze module te kunnen werken moet er tenminste één contactmethode gedefinieerd en in gebruik zijn. Als dat niet het geval is verschijnt er in AFO 434 een melding dat het systeem niet correct geconfigureerd is.
Onderstaande parameters worden gebruikt door het trigger batch proces.
De trigger parameters worden gedefinieerd als regels. Op een enkel systeem kunnen er geen, één of meerdere regels bestaan.
Elke regel wordt gedefinieerd voor een combinatie van melding type en ontvanger. De eigenschappen van een regel zijn gekoppeld aan de type/ontvanger combinatie. Deze combinaties bepalen de scope van de regel en kunnen als volgt zijn samengesteld:
* |
algemene regel |
geldig voor alle melding types en ontvangers |
type/* |
regel voor een specifiek melding type |
geldig voor specifiek melding type en alle ontvangers |
type/ontvanger |
regel voor een specifiek melding type in combinatie met een specifieke ontvanger |
alleen geldig voor dat type melding en die ontvanger |
Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:
: Gebruik deze optie om een nieuwe trigger code toe te voegen. Zie sectie 482.37.6.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de details van een bestaande code te bekijken / wijzigen. Zie sectie 482.37.6.1.
: Selecteer een regel en dan deze optie om de geselecteerde code te verwijderen. Het systeem vraagt om bevestiging.
: Gebruik deze optie om de triggers te verwerken. Het systeem schakelt naar het standaard scherm voor het uitvoeren van processen.
Nadat u de optie
Trigger code: Een unieke code voor de trigger.
Scope: Zoals in bovenstaande tabel toegelicht, moet de scope uniek zijn voor de regel, d.w.z. dat dezelfde scope maar aan een enkele regel gekoppeld kan worden, onafhankelijk van het feit of de regel in gebruik is
Melden aan: De naam van de gebruiker(s) aan wie de melding moet worden doorgegeven.
Melden aan eigenaar melding: Als dit is aangevinkt krijgt de eigenaar van de melding bericht dat er iets moet gebeuren.
Melden aan eigenaar volgende actie: Als dit is aangevinkt krijgt de eigenaar van de volgende actie bericht dat er iets moet gebeuren.
Timing: Trigger actie timing [x1,x2,x3,…xm] [waarbij x[1:1:m] = -n:1:0:1:n]
Email: Als dit is aangevinkt krijgen eigenaren bericht per email.
Beschrijving: Additionele informatie met betrekking tot de code die alleen hier te zien is.
In gebruik: Om aan te geven of de code al dan niet in gebruik is.
·
Document control - Change History
Version |
Date |
Change description |
Author |
||||
1.0 |
June 2008 |
creation |
|
||||
1.1 |
August 2008 |
replaced some screen shots; new options for post code maintenance; new options for borrower labels (print photo) |
|
||||
2.0 |
February 2009 |
replaced some screen shots; new options for post code maintenance |
|
||||
3.0 |
October 2009 |
improved variosu explanantions; punctuation for borrower addresses; expiry date parameter; new menu options for Web service borrower address and Contact management |
|
||||
3.0 |
July 2010 |
new option for address changes for related borrowers; various clarifications; new fields for ILL |
|
||||